Checkliste: Fotoaktion beim Firmenevent planen

Eine Foto-Aktion wirkt, wenn sie in den Ablauf passt. Die meisten Probleme entstehen nicht beim Fotografieren, sondern an Stellen, die vorher niemand geklärt hat. Diese Liste hilft, sie früh zu finden.

1. Ziel festlegen

Soll die Aktion Gäste unterhalten, ein Mitbringsel liefern, Gespräche anstoßen oder dokumentieren? Das Ziel entscheidet über das Format. Eine Übersicht dazu finden Sie im Vergleich der Foto-Formate.

2. Zeitfenster wählen

Gut geeignet sind der Empfang und die Zeit zwischen Essen und Programm, also Phasen, in denen sich Gäste frei bewegen. Ungünstig sind Reden und Preisverleihungen. Legen Sie die Aktion lieber auf zwei klare Phasen, als sie über den ganzen Abend zu verteilen: So bleibt die Wirkung konzentriert.

3. Gästezahl und Foto-Kontingent abgleichen

Rechnen Sie ehrlich: Bei 120 Gästen und 50 Fotos bekommt nicht jeder Gast ein Bild. Entscheiden Sie vorab, ob jeder eines erhalten soll oder ob bewusst Momente ausgewählt werden. Fragen Sie beim Anbieter, welche Kontingente es gibt und wie viele Aufnahmen pro Stunde realistisch sind.

4. Platz und Strom klären

Stationäre Formate brauchen eine feste Fläche mit Stromanschluss, in der Nähe des Geschehens, nicht im Nebenraum. Bei Knabberknips genügen ein normaler Schuko-Anschluss und rund 2 × 2 Meter Stellfläche, die Kamera rollt mit. Bei anderen Formaten gelten andere Werte: Fragen Sie nach, bevor Sie die Location festlegen.

5. Laufwege und Location bedenken

Bei einem Walking Act zählen Laufwege: Sind Türen, Stufen und Engstellen für Technik passierbar? Gibt es Bereiche, in denen die Aktion bewusst nicht stattfinden soll?

6. Wetter bei Outdoor-Terminen

Draußen braucht es eine überdachte Ausweichlösung. Klären Sie sie gemeinsam mit dem Anbieter, bevor der Termin feststeht, nicht am Veranstaltungstag.

7. Essbares: Gäste informieren

Wenn Fotos oder Druckmaterial essbar sind, gehört die Information über Zutaten und Allergene vorab an die Gäste. Fordern Sie die Zutatenliste rechtzeitig beim Anbieter an. Bei Knabberknips wird sie auf Wunsch vor jedem Event bereitgestellt.

8. Früh anfragen

Beliebte Termine sind in der Hauptsaison schnell vergeben. Eine frühe Anfrage kostet nichts und lässt Raum für Abstimmung. Auch kurzfristig lohnt sich ein Anruf.